PRIVACYBELEID
PRIVACYBELEID

Contactformulier

De naam, het e-mailadres, het onderwerp en het bericht die in het contactformulier zijn ingevuld, worden via FormSubmit doorgestuurd naar organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com, zodat het team op uw aanvraag kan antwoorden. FormSubmit bewaart de inzendingen 30 dagen. Het formulier gebruikt de antispambescherming reCAPTCHA van deze dienst.

Aanvragen van vrijwilligers

Het formulier verzamelt uw naam, uw voornaam, uw telefoonnummer, de gewenste toewijzing, uw beschikbaarheden en eventuele opmerkingen. Het organiserende team gebruikt deze informatie om uw deelname te organiseren en opnieuw contact met u op te nemen.

Deze informatie is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde beheerders van de website, die ze kunnen exporteren om de teams voor te bereiden. Ze worden niet openbaar weergegeven. Om de correctie of verwijdering ervan te vragen, kunt u via de pagina Contact contact opnemen met de organisatie.

Facebook- en Instagramadvertenties · Meta Pixel

Met uw toestemming gebruikt Ultra Raid des 3 Vallées ASBL de Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) om de resultaten van zijn campagnes op Facebook en Instagram te meten en advertentiepersonalisatie mogelijk te maken. De verzonden gebeurtenissen zijn bekeken pagina’s, klikken naar Njuko en de bevestiging van een Backyard-kandidatuur. Een klik is geen betaalde inschrijving. Onze integratie verzendt geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers of antwoorden uit formulieren en schakelt de automatische configuratie van gebeurtenissen uit.

Meta kan het IP-adres, browserinformatie, de URL en de verwijzer, cookie-identificatoren en de identificator van de advertentieklik ontvangen en deze vervolgens aan zijn gebruikersaccounts koppelen. First-partycookies _fbp en _fbc (de laatste wanneer een identificator van een advertentieklik beschikbaar is) hebben doorgaans een maximale bewaartermijn van 90 dagen. De lokale keuze tdls-meta-consent-v1, die nodig is om uw voorkeur te onthouden, wordt 180 dagen bewaard. De pixel wordt niet geladen vóór uw toestemming; de signalen Do Not Track en Global Privacy Control worden gerespecteerd.

U kunt uw toestemming op elk moment weigeren of intrekken via de knop « Cookies » op de openbare pagina’s. Het intrekken stopt onze toekomstige tracking en verwijdert de Meta-cookies die op ons domein toegankelijk zijn. Het verwijdert niet de gegevens die Meta al heeft ontvangen, noch de cookies die op de domeinen van Meta zijn geplaatst; die beheert u in uw browser en uw Meta-account. Verwerkingen en doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte kunnen plaatsvinden volgens de waarborgen en bewaartermijnen die door Meta worden beschreven. Raadpleeg voor uw rechten en de contactgegevens van de organisator ook de artikelen in deze kennisgeving.

Politique de confidentialité Meta · Politique de cookies Meta

Bezoekstatistieken

We tellen bekeken pagina’s en bepaalde klikken op als dagelijkse totalen: type apparaat, browser, besturingssysteem, taal, bij benadering bepaald land, verwijzende website en campagneparameters. Er worden geen statistische cookies, bezoekers-ID’s, IP-adressen of individuele bezoektrajecten in deze statistieken bewaard. De totalen worden 13 maanden bewaard en zijn toegankelijk voor de beheerders van de website. De signalen Do Not Track en Global Privacy Control schakelen deze meting uit. Een technische teller tegen misbruik, die een tijdelijke vingerafdruk van het IP-adres gebruikt, vervalt na één minuut.

Inschrijving voor het nieuws van de Trail de la Sibérie

Op basis van uw uitdrukkelijke toestemming registreert Ultra Raid des 3 Vallées ASBL uw e-mailadres en de taal van het formulier om u nieuws en de opening van de inschrijvingen voor de Trail de la Sibérie te sturen. De datum, de inschrijvingspagina en de tekst van uw toestemming worden samen met uw abonnement bewaard. Deze gegevens zijn toegankelijk voor bevoegde beheerders en kunnen worden geëxporteerd om de verzendingen voor te bereiden. Wij gebruiken Brevo als dienstverlener voor het beheer van contacten en het versturen van nieuwsbrieven: het e-mailadres, de taal, de oorspronkelijke pagina en de datum van uw toestemming kunnen aan Brevo worden doorgegeven. Het volledige bewijs van uw toestemming blijft op onze website bewaard. Uw adres wordt niet via een bevestigingsmail geverifieerd.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink die aan uw abonnement is gekoppeld of door te schrijven naar organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com. Een uitgeschreven adres wordt uit onze Brevo-nieuwsbrief lijst verwijderd en uitgesloten van exports voor verzendingen, en wordt niet opnieuw geactiveerd door het formulier opnieuw in te vullen. De registratie van de uitschrijving wordt bewaard om uw keuze te respecteren. U kunt via hetzelfde adres verzoeken om toegang tot, rectificatie of verwijdering van uw gegevens.

Aanvraag voor de Backyard

Het formulier verzamelt je naam, je voornaam, je geboortedatum, je e-mailadres, je telefoonnummer, de gewenste Pacte, je eventuele deelname aan de TDLS en je antwoorden op de vragen. Het team van Ultra Raid des 3 Vallées ASBL gebruikt deze informatie om je kandidatuur te beoordelen en hierover contact met je op te nemen.

Les candidatures sont aussi transmises via FormSubmit à organisation@trail-de-la-siberie.com pour permettre à l’équipe de les lire et de répondre directement au candidat. FormSubmit conserve les envois pendant 30 jours et utilise reCAPTCHA pour la protection antispam. Ces réponses sont accessibles aux administrateurs autorisés du site, qui peuvent les exporter pour la sélection des participants. Elles ne sont pas affichées publiquement et ne t’inscrivent pas à une newsletter. Pour demander leur correction ou leur suppression, contacte l’organisation via la page Contact.

Verwerkingsverantwoordelijke en toepassingsgebied

Ultra Raid des 3 Vallées ASBL (ULTRA RAID ASBL), rue de la Corne 21, 5620 Flavion (Florennes), België, BCE 0707.634.301, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die zij bepaalt voor de Trail de la Sibérie. Contact: organisation@trail-de-la-siberie.com · +32 499 22 77 93. Deze kennisgeving heeft betrekking op deelnemers, wettelijke vertegenwoordigers en noodcontactpersonen. Dienstverleners kunnen naargelang hun dienstverlening verschillende rollen vervullen: het gebruik van Njuko draagt de verplichtingen van de organisator voor diens eigen verwerkingen niet over aan het platform.

Gegevens, doeleinden en rechtsgronden

Inschrijving en organisatie: identiteit, geboortedatum of leeftijdscategorie, contactgegevens, wedstrijd, opties, inschrijvingsreferentie en betalingsstatus, op basis van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, § 1, b van de AVG). De verplichte velden zijn beperkt tot de noodzakelijke informatie en worden in het formulier aangeduid; het ontbreken ervan kan de inschrijving of de betrokken dienstverlening verhinderen. Administratieve opvolging en bewijsstukken: transactie- en facturatiegegevens en uitwisselingen die noodzakelijk zijn voor wettelijke verplichtingen (art. 6, § 1, c) of voor de verdediging van een recht (gerechtvaardigd belang, art. 6, § 1, f). De volledige bankkaartgegevens zijn bestemd voor de betalingsdienstverleners, niet voor de vrijwilligers. Tijdmeting en uitslagen: sportieve identiteit, startnummer, categorie, tijd en klassering die noodzakelijk zijn voor de gekozen wedstrijd. Een publicatie van de uitslagen die tot deze informatie beperkt is, beantwoordt aan het gerechtvaardigde belang om verslag uit te brengen over de wedstrijd; privécontactgegevens, volledige geboortedata en medische informatie worden niet opgenomen. De deelnemer kan voor zijn of haar specifieke situatie het recht van bezwaar uitoefenen. Praktische berichten: e-mails die noodzakelijk zijn voor de inschrijving en de veiligheid vallen onder het beheer van het evenement. Nieuwsbrieven en facultatieve commerciële communicatie zijn onderworpen aan een afzonderlijke keuze en een eenvoudige mogelijkheid tot uitschrijving. Gegevens worden niet aan sponsors doorgegeven voor hun commerciële prospectie zonder passende rechtsgrond en voorafgaande informatie.

Noodcontact en gezondheidsgegevens

De naam en het telefoonnummer van een noodcontact kunnen worden gevraagd om indien nodig een naaste te kunnen verwittigen. De deelnemer brengt deze persoon op de hoogte en bezorgt hem of haar deze kennisgeving. Deze gegevens worden gebruikt in het gerechtvaardigd belang om de veiligheid te organiseren of, in een noodsituatie, om de vitale belangen te beschermen. Ze worden niet gebruikt voor prospectie. De organisatie vraagt niet naar een diagnose of een algemeen medisch dossier in een vrij inschrijvingsveld. Als een gezondheidsgegeven noodzakelijk is, verduidelijkt specifieke informatie vóór de verzameling het doel, de ontvangers, de bewaartermijn en de toepasselijke uitzondering van artikel 9 van de AVG. De hulpverleningsgegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde interveniënten en gezondheidsprofessionals, volgens hun opdrachten en met inachtneming van het beroepsgeheim. Een verwerking in noodgevallen kan vallen onder de bescherming van vitale belangen; zorgverlening valt onder het kader dat van toepassing is op gezondheidsprofessionals. Akkoord gaan met het reglement geldt niet als algemene toestemming voor de verwerking van medische gegevens.

GPS-tracking en locatiebepaling

Als GPS-tracking wordt opgezet, moet een specifieke kennisgeving vóór de activering ervan de dienstverlener, de gegevens, de frequentie, de ontvangers, de rechtsgrond en de bewaartermijn vermelden. De operationele tracking voor de veiligheid staat los van een openbare weergave die toegankelijk is voor begeleiders. Voor het optioneel openbaar maken van de positie is een afzonderlijke en herroepbare keuze vereist wanneer dit op toestemming berust. Als een veiligheidsvoorziening verplicht is voor een afstand, worden de noodzaak en de rechtsgrond vóór de inschrijving toegelicht; een zogenaamd facultatieve toestemming mag niet worden gebruikt om deze verplichting te verbergen. Dit reglement staat op zichzelf niet toe dat tracking wordt geactiveerd of dat de locatie wordt gepubliceerd.

Ontvangers en dienstverleners

De toegang is beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben voor hun opdracht: het bevoegde team van de organisatie, dienstverleners voor inschrijving en betaling, de tijdwaarnemer, hulpverleners en, wanneer die is geactiveerd, de trackingdienstverlener. Vrijwilligers krijgen alleen de informatie die nuttig is voor hun post. Informatie kan worden meegedeeld aan overheden of verzekeraars als een wettelijke verplichting of de gerechtvaardigde behandeling van een dossier dat vereist. Njuko verwerkt informatie in het kader van zijn inschrijvingsdienst; het eigen beleid is toegankelijk via de onderstaande link. De rollen en waarborgen van andere dienstverleners moeten vóór de verzameling worden verduidelijkt in het formulier of de informatie voor de betrokken dienst. Een doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kan alleen plaatsvinden met de waarborgen waarin de AVG voorziet en met informatie over het betrokken land en het toepasselijke mechanisme. Publicaties op sociale media kunnen wereldwijd worden geraadpleegd en zijn eveneens onderworpen aan de eigen verwerkingen van die platformen.

Bewaring en beveiliging

De gegevens worden bewaard volgens het doel ervan en vervolgens verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet langer nodig zijn. Het operationele inschrijvingsdossier wordt bewaard tot de opvolging van de editie is afgesloten en maximaal drie jaar daarna, met uitzondering van bewijsstukken waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt of gegevens die nodig zijn voor een geschil. Noodcontacten en ruwe locatiegegevens worden uiterlijk drie maanden na het evenement verwijderd, behalve bij een incident of een wettelijke verplichting die een beperkte bewaring rechtvaardigt. Boekhoudkundige stukken worden bewaard gedurende de wettelijke termijn die op hun categorie van toepassing is. Alleen de gegevens die nodig zijn voor een klacht of voor de verdediging van een recht worden afgezonderd en bewaard tot de afhandeling van het dossier en het verstrijken van de toepasselijke termijnen. Medische dossiers van gezondheidswerkers vallen onder hun eigen wettelijke verplichtingen. De resultaten kunnen worden bewaard als een beperkt sportarchief, zonder privécontactgegevens. Beelden voor courante communicatie worden maximaal vijf jaar bewaard volgens het artikel Portretrecht. Prospectiegegevens worden bewaard tot de intrekking of uiterlijk drie jaar na het laatste actieve contact. De organisatie beperkt de toegang, beveiligt de accounts en regelt de samenwerking met haar dienstverleners. Deze termijnen vormen de regels die moeten worden toegepast op de verwerkingen van de editie; voor elke aanvullende dienst moet vóór de ingebruikname informatie worden verstrekt en een coherente configuratie worden voorzien.

Uw rechten en klachten

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kunt u verzoeken om toegang, rectificatie, wissing, beperking of overdraagbaarheid van uw gegevens, of bezwaar maken tegen een verwerking die op het gerechtvaardigd belang is gebaseerd. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder terugwerkende kracht voor de rechtmatige verwerkingen die al zijn uitgevoerd. Richt uw verzoek aan organisation@trail-de-la-siberie.com en vermeld om welke verwerking het gaat. Bij redelijke twijfel kan om een evenredige identiteitscontrole worden gevraagd. In principe wordt binnen een maand geantwoord; een wettelijk gerechtvaardigde verlenging wordt binnen die termijn meegedeeld. U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via autoriteprotectiondonnees.be. Een klacht bij de organisatie is geen verplichte voorafgaande stap voor deze procedure.

Website, afbeeldingen en updates

Cookies en trackers die strikt noodzakelijk zijn voor de werking of de beveiliging vallen onder de regeling die erop van toepassing is. Elke toevoeging van niet-vrijgestelde publieksmeting, reclame of inhoud van derden die niet-noodzakelijke trackers plaatst, moet worden voorafgegaan door de vereiste informatieverstrekking en het verkrijgen van toestemming voordat deze worden geplaatst. De exacte bewaartermijnen en aanbieders moeten worden vermeld in de kennisgeving van het betrokken systeem. De voorwaarden voor het maken en gebruiken van afbeeldingen worden uiteengezet in het artikel Recht op afbeelding van het reglement. De aanvaarding daarvan vervangt geen enkele facultatieve toestemming. Versie van 8 september 2026. Ingrijpende wijzigingen van deze kennisgeving worden meegedeeld aan de betrokken personen; een nieuw doel waarvoor toestemming vereist is, mag niet worden toegepast op basis van uitsluitend de publicatie van een update.