Organisatie en toepassingsgebied
Het Pacte Sibérien — Backyard TDLS wordt georganiseerd door Ultra Raid des 3 Vallées ASBL, dat ook de gebruiksnaam ULTRA RAID ASBL gebruikt. Zetel: rue de la Corne 21, 5620 Flavion (Florennes), België. KBO: 0707.634.301 · BTW: BE 0707.634.301. Contact en klachten: organisation@trail-de-la-siberie.com · +32 499 22 77 93. De zetel bevindt zich niet op de wedstrijdlocatie. Dit reglement heeft uitsluitend betrekking op de Backyard van 24 en 25 april 2027, met start op de site van Burnot in Profondeville. De precieze toegang, het afhalen van de startnummers en de briefing worden meegedeeld in de praktische informatie. De winterwedstrijden in februari hebben hun eigen reglement. Het gaat om individuele uitdagingen met starts op vaste tijdstippen, beperkt tot 6, 12 of 24 ronden. Het Pacte Sibérien is geïnspireerd op het backyard-principe; deze tekst maakt geen aanspraak op officiële homologatie, kwalificatie voor een kampioenschap of een onbeperkt formaat waarbij de laatste overblijver wint.
Toegang, inschrijving en geschiktheid
De wedstrijd staat open voor personen die op de dag van de start de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt en die voorbereid zijn op het gekozen format. Personen die al aan de Trail de la Sibérie hebben deelgenomen, krijgen toegang tot de daarvoor bestemde inschrijvingslink. Nieuwe deelnemers dienen een gratis kandidatuur in; na aanvaarding daarvan kunnen zij zich inschrijven, onder voorbehoud van de beschikbare plaatsen. Een kandidatuur of een uitnodiging is geen betaalde inschrijving en houdt geen betalingsverplichting in. Bij de toelating wordt rekening gehouden met de beschikbare plaatsen, de geuite motivatie en de geschiktheid van de ervaring voor de gevraagde uitdaging, zonder verboden discriminatie. De deelnemer verstrekt correcte informatie. Zijn of haar inschrijving op naam wordt bevestigd na goedkeuring van het dossier en de betaling; bij het afhalen van het borstnummer kan een identiteitsbewijs worden gevraagd. Als de organisatie het dossier na ontvangst van de betaling definitief weigert, worden de voor de inschrijving ontvangen bedragen terugbetaald. Iedereen beoordeelt zijn of haar voorbereiding, in het bijzonder voor de nacht en langdurige vermoeidheid, en vraagt bij twijfel medisch advies. Het borstnummer vormt geen medisch geschiktheidsattest. Gezondheidsproblemen tijdens de wedstrijd moeten aan de hulpdiensten worden gemeld.
Inschrijving, prijs, betaling en inbegrepen diensten
De betalende inschrijvingen gebeuren via de Njuko-pagina van de Backyard, die toegankelijk is vanaf de website. Het format, de inbegrepen diensten, het tarief in euro en alle verplichte kosten moeten vóór de bestelling worden vermeld. In het overzicht worden, wanneer ze worden aangerekend, de inschrijvingsprijs en de servicekosten van Njuko afzonderlijk vermeld, en wordt het te betalen totaalbedrag weergegeven, inclusief de toepasselijke belastingen. Voor een betalende optie is een uitdrukkelijke keuze vereist. Er mag geen toeslag worden aangerekend louter omdat er elektronisch wordt betaald met Mastercard/VISA/AMEX/BANCONTACT/CARTE BLEUE. De aanvaarde betaalmiddelen worden aan het begin van de bestelling vermeld. De definitieve bevestiging vermeldt ondubbelzinnig de betalingsverplichting. De deelnemer ontvangt een bevestiging met zijn bestelling en de toepasselijke voorwaarden op een duurzame drager die hij kan bewaren. De inschrijving omvat deelname aan het gekozen format, tijdregistratie, warme en koude bevoorrading aan het basiskamp, toegang tot de overdekte rustzone en het officiële T-shirt. De finishermedaille beloont het voltooien van het gekozen format. De rustzone is geen reservatie van een bed of hotelaccommodatie. Verplaatsingen, persoonlijke aankopen en bijkomende diensten die niet als inbegrepen zijn aangekondigd, blijven ten laste van de deelnemer. Voor de inschrijving voor deze vrijetijdsactiviteit op bepaalde data geldt het wettelijke herroepingsrecht van veertien dagen niet (artikel VI.53, 12°, van het Belgische Wetboek van Economisch Recht). Deze uitzondering doet geen afbreuk aan de rechten bij niet-uitvoering, annulering of uitstel door de organisatie. Ze geldt niet automatisch voor een afzonderlijk aangekocht goed, zoals een niet-gepersonaliseerd kledingstuk.
Formats, tijdstippen en afstanden
De gezamenlijke start is vastgelegd op zaterdag 24 april 2027 om 12 u, Belgische tijd. Elke nieuwe ronde start exact op het uur, één uur na de vorige. Elke lus heeft een beoogde afstand van 6,7056 km; het gemarkeerde parcours en de meetinformatie die vóór de wedstrijd wordt meegedeeld, zijn bepalend. PACTE 6: zes lussen, ongeveer 40,23 km. Laatste start zaterdag om 17 u; laatste lus te voltooien vóór 18 u. PACTE 12: twaalf lussen, ongeveer 80,47 km. Laatste start zaterdag om 23 u; laatste lus te voltooien vóór zondag 00 u. PACTE 24: vierentwintig lussen, ongeveer 160,93 km. Laatste start zondag om 11 u; laatste lus te voltooien vóór 12 u. Het individuele einde valt zodra de laatste gevalideerde ronde is aangekomen: wachten tot de tijdslimiet is niet nodig. Tussen twee rondes wordt de beschikbare tijd na aankomst en vóór de volgende start gebruikt voor rust en bevoorrading. Geen enkele ronde begint vroeger om tijd te winnen voor de volgende.
Witte en Zwarte Lussen
De twee lussen komen samen bij hetzelfde basiskamp en volgen hetzelfde principe inzake afstand en tijdslimiet. Twee minuten voor de start kiest een door loting aangewezen deelnemer de Witte of Zwarte lus voor alle deelnemers die nog in de wedstrijd zijn. De twee voorgestelde parcoursen moeten op het betrokken tijdstip toegestaan en met dezelfde uitrusting begaanbaar zijn, ook ’s nachts. De keuze wordt door de organisatie bekendgemaakt; er is geen individuele parcourskeuze, maar wel een loting 2min voor de start van het uur. De wedstrijdleiding kan een van de twee lussen opleggen wanneer de veiligheid, de toestand van het terrein of een doorgangsvergunning dit vereist. Ze legt de wijziging uit en geeft vóór de betrokken start een duidelijke instructie. Ingrijpende wijzigingen aan de prestatie blijven onderworpen aan het artikel betreffende wijzigingen en annulering. Een verrassingseffect ontslaat de organisatie niet van de verplichting tot bewegwijzering, briefing of veiligheidsmaatregelen.
Starts, registratie en validatie van een ronde
Deelnemers moeten in het startvak aanwezig zijn en vertrekken bij het officiële signaal. Een late start wordt niet aanvaard. De klok en het signaal van de wedstrijdleiding zijn bepalend. De briefing vooraf is verplicht; de geluidssignalen ontslaan de deelnemer niet van zijn waakzaamheid. Om meegeteld te worden, moet de ronde volledig te voet worden afgelegd op het verplichte parcours, met de vereiste registraties, en strikt vóór de volgende start op het uur worden beëindigd. Deze limiet geldt ook voor de laatste ronde van elk format. Het borstnummer en het tijdsregistratiesysteem moeten volgens de instructies worden gedragen. Niet starten, een ronde niet binnen de tijd voltooien of een ronde overslaan beëindigt de sportieve deelname. Het is verboden een lus over te slaan om te rusten en daarna opnieuw te beginnen. Een probleem met een registratie moet onmiddellijk worden gemeld, zodat de beschikbare gegevens kunnen worden gecontroleerd.
Bevoorrading, assistentie en uitrusting
Persoonlijke assistentie, kledingwissels en rust vinden plaats in het basiskamp, in de daarvoor aangewezen zones, tussen twee rondes. Begeleiders respecteren de toegangen, de rust in de rustzone en de instructies van de vrijwilligers. Ze mogen de controle of de start niet hinderen. Geen enkele begeleider, tempomaker of uitgestapte loper mag een deelnemer op de ronde begeleiden. Persoonlijke assistentie op het parcours is verboden, behalve bij hulpverlening. Stokken en gemotoriseerde hulpmiddelen zijn verboden. Onderlinge hulp tussen deelnemers staat niet toe dat een andere deelnemer wordt gedragen om diens ronde te laten meetellen, noch dat de regels voor het lopen worden omzeild. Op elke ronde: borstnummer, een opgeladen telefoon waarmee de organisatie kan worden bereikt en een watervoorraad die is aangepast aan de omstandigheden. ’s Nachts of bij onvoldoende zicht: een brandende hoofdlamp en voldoende batterijduur om de ronde uit te lopen. In het kamp: een reserveverlichting, droge en warme kleding, bescherming tegen regen en een persoonlijke beker. Het operationele nummer van de wedstrijdr hulpverlening wordt meegedeeld tijdens de briefing en in de praktische informatie. Bij levensgevaar: 112. Afhankelijk van de vastgestelde omstandigheden kan een aanvullende veiligheidsinstructie worden gegeven; die moet gemotiveerd zijn en voldoende vroeg worden meegedeeld, zodat de deelnemers zich kunnen uitrusten. De wedstrijdleiding kan een start weigeren wanneer de voor de veiligheid noodzakelijke uitrusting ontbreekt.
Veiligheid, opgave en respect voor de omgeving
Het parcours kan modder, wortels, stenen, gladde passages en oversteekplaatsen over de weg bevatten. Er wordt niet van uitgegaan dat de wegen afgesloten zijn: de verkeersregels en de aanwijzingen van de seingevers moeten worden nageleefd. Het is verboden het parcours af te snijden, afval weg te gooien of een verboden zone te betreden. Hulp bieden en alarm slaan hebben voorrang op het sportieve resultaat. Een deelnemer die stopt om te helpen, meldt de omstandigheden aan de wedstrijdleiding; de al gevalideerde rondes blijven behouden. Als het daardoor onmogelijk is om op tijd opnieuw te vertrekken, mag dat niet leiden tot een afzonderlijke start buiten de voorziene organisatie. De resultaten kunnen deze stop voor het verlenen van bijstand vermelden. Elke opgave wordt vóór het verlaten van de locatie gemeld aan de wedstrijdpost, ook na een aankomst in het kamp. Een deelnemer die niet gelokaliseerd kan worden, moet snel kunnen worden opgespoord. De hulpdiensten kunnen de wedstrijd om medische redenen stilleggen; de wedstrijdleiding kan een start opschorten of de wedstrijd stopzetten wegens een vastgesteld gevaar. Veiligheid primeert op het doel om een bepaald aantal rondes af te leggen.
Resultaten, finishers en sancties
Een deelnemer is finisher van zijn Pacte wanneer die alle rondes van zijn format onder de voorziene voorwaarden valideert. Een vroegtijdige stop wordt vermeld samen met het aantal gevalideerde rondes; de inschrijving wordt daardoor niet automatisch omgezet in een finisherstatus van een korter format. De resultaten worden per format weergegeven, volgens het aantal rondes, met ex aequo’s bij een gelijk aantal. De gecumuleerde tijd wordt niet gebruikt om een sprint af te dwingen of finishers van elkaar te onderscheiden. Meerdere personen kunnen de 24 rondes voltooien. De wedstrijd stopt bij deze limiet en duidt daarom niet automatisch één enkele laatste overlevende aan. Een overtreding kan leiden tot een waarschuwing, het weigeren van een start, het niet valideren van de betreffende ronde of een uitsluiting die evenredig is aan de ernst ervan. Fraude, het uitlenen van een borstnummer, geweld, intimidatie of het in gevaar brengen van anderen rechtvaardigen een uitsluiting. Behalve in geval van een veiligheidsnood kan de deelnemer zijn uitleg geven en de reden van de beslissing ontvangen. Een fout in het resultaat kan worden gemeld aan de wedstrijdcentrale en vervolgens per e-mail; deze sportprocedure beperkt de wettelijke termijnen of rechtsmiddelen met betrekking tot het contract niet.
Solidariteitsengagement
Voor elke volledige ronde die door een deelnemer wordt gevalideerd, verbindt de organisatie zich ertoe 1 € te doneren ter ondersteuning van de strijd tegen kanker. Dit bedrag wordt niet na de wedstrijd als toeslag aan de loper aangerekend. Onvolledige rondes worden niet meegeteld. De identiteit van de begunstigde en het overzicht van de rondes en het gedoneerde bedrag worden op de website gepubliceerd. De sportinschrijving vormt op zichzelf geen gift die recht geeft op een fiscaal attest op naam van de deelnemer.
Annulering, overdracht en wijziging van Pacte
Een persoonlijke verhindering, een blessure, een ziekte, een afwezigheid aan de start of het opgeven uitsluitend wegens de deelnemer zelf, zonder tekortkoming die aan de organisatie kan worden toegerekend, geeft geen recht op terugbetaling van het inschrijvingsgeld voor de wedstrijd, behoudens dwingende rechten en een eventuele uitdrukkelijk afgesloten contractuele waarborg. Er wordt geen annuleringsverzekering verondersteld inbegrepen te zijn. Vóór de eerste start kan een verzoek tot naamsgebonden overdracht of wijziging van het format aan de organisatie worden gericht. Dit is afhankelijk van de beschikbare plaatsen, de toelatingsvoorwaarden en de schriftelijke goedkeuring van de organisatie. De vervanger moet toegelaten zijn en het reglement aanvaarden; het uitlenen van een startnummer zonder registratie is verboden. Tijdens de wedstrijd wordt geen wijziging van het format uitgevoerd. Elk prijsverschil, eventuele kosten en de financiële gevolgen van een wijziging worden vóór de aanvaarding ervan meegedeeld. Er wordt geen nieuw bedrag aangerekend zonder toestemming. Een eventueel afgesloten verzekering is van toepassing volgens de eigen overeenkomst, uitsluitingen en vereiste bewijsstukken.
Wijziging, uitstel, annulering en onderbreking
Aanpassingen kunnen worden beslist om een objectieve reden in verband met de veiligheid, de toestemming om een doorgang te gebruiken of de onmogelijkheid om de uitvoering te verzekeren. Ze worden gemotiveerd en zo snel mogelijk meegedeeld. Deze bevoegdheid staat geen willekeurige wijziging toe van de essentiële kenmerken van de aangekochte prestatie. Bij een definitieve annulering vóór de start worden de bedragen die zijn ontvangen voor de niet-uitgevoerde prestaties terugbetaald. De voorbereidende uitgaven van de organisatie zijn op zich geen prestaties die aan de deelnemer zijn geleverd. Bij uitstel of een substantiële wijziging kan de deelnemer het voorstel aanvaarden of weigeren en de terugbetaling van zijn inschrijving voor de wedstrijd vragen. Alleen een werkelijk onderscheiden prestatie, die duidelijk bij de bestelling is geïdentificeerd en al is uitgevoerd, wordt afzonderlijk onderzocht. Stilte geldt niet als aanvaarding. Er kan hem geen tegoedbon en geen overdracht naar een andere editie worden opgelegd. Als de wedstrijdleiding om veiligheidsredenen geen start op het geplande uur kan handhaven, wordt de wedstrijd definitief stilgelegd: er is geen uitgestelde hervatting. De reeds gevalideerde ronden blijven behouden; een onvoltooid format wordt niet automatisch als finisher beschouwd. Na de start leidt een onderbreking tot de toepassing van de instructies voor terugkeer en registratie bij de checkpoints. De financiële gevolgen ervan worden beoordeeld op basis van de daadwerkelijk geleverde prestaties, het niet-uitgevoerde gedeelte en de toepasselijke wettelijke rechten; een terugbetaling wordt niet principieel uitgesloten. Aanvragen worden bij de organisatie ingediend, die de procedure verduidelijkt en de verschuldigde terugbetalingen zonder ongerechtvaardigde vertraging behandelt. Een weersomstandigheid, een administratieve beslissing of een andere moeilijkheid vormt niet automatisch overmacht: de concrete gevolgen en de wettelijke voorwaarden moeten worden beoordeeld. Vastgestelde overmacht kan een aanvullende schadevergoeding uitsluiten; zij staat niet toe dat de prijs van een niet-geleverde prestatie automatisch wordt behouden. De rechten op schadeherstel wanneer de aansprakelijkheid van de organisator is vastgesteld, blijven behouden. Verplichte kosten die door de organisatie of voor haar rekening worden geïnd als onderdeel van een niet-uitgevoerde prestatie, volgen dezelfde behandeling als die prestatie. Een eventuele afzonderlijke dienst die rechtstreeks door een dienstverlener wordt aangerekend, wordt beoordeeld op basis van de vooraf verstrekte informatie, de daadwerkelijke uitvoering en de dwingende regels; de Njuko-kosten worden niet algemeen als niet-terugbetaalbaar verklaard. Niet-geleverde goederen of opties vallen eveneens onder hun eigen rechten.
Aansprakelijkheid en verzekering
Deelnemer erkent de risico’s die normaal verbonden zijn aan het lopen in een natuurlijke omgeving, het herhaaldelijk leveren van inspanningen en nachtelijke vermoeidheid. Hij past zijn tempo en uitrusting aan en volgt de richtlijnen. Deze erkenning vormt geen algemene vrijstelling van aansprakelijkheid van de organisatie, haar vrijwilligers of haar partners. Geen enkele bepaling heft aansprakelijkheden op die wettelijk niet kunnen worden uitgesloten, met name bij opzettelijke of zware fout, niet-nakoming van een essentiële verplichting, overlijden of lichamelijk letsel dat aan de organisatie kan worden toegerekend. De wettelijke veiligheidsverplichtingen blijven van toepassing. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie mag niet worden verward met een individuele ongevallenverzekering of een annuleringsverzekering van de deelnemer. Iedereen dient bij zijn verzekeraar na te gaan welke dekking voor zijn eigen risico’s geldt. Deze tekst belooft geen onbeperkte individuele dekking, repatriëring of annulering.
Persoonsgegevens en afbeeldingen
De informatie die nodig is voor de kandidatuur, inschrijving, betaling, tijdregistratie en veiligheid wordt verwerkt voor de aangekondigde doeleinden. De privacyverklaring van de website vormt een aanvulling op dit reglement, met name wat betreft de rechten van personen en de contactgegevens. De privacyverklaring van het inschrijvingsplatform is van toepassing op de eigen verwerkingen ervan. De aanvaarding van het reglement houdt geen algemene toestemming in voor reclame, de verwerking van gezondheidsgegevens, openbare GPS-tracking of het onbeperkt gebruik van portretten. Voor elk gebruik waarvoor een afzonderlijke toestemming vereist is, moet een vrije en specifieke keuze worden gemaakt. Een bezwaar of verzoek met betrekking tot een afbeelding kan worden gericht aan organisation@trail-de-la-siberie.com. Sfeerbeelden moeten de privacy en waardigheid respecteren; er mogen geen opnames worden gemaakt in verzorgingsruimtes, sanitaire ruimtes of ruimtes voor intieme rust.
Klachten, versie en rechten van de deelnemer
Voor een vraag of contractuele klacht kunt u schrijven naar organisatie@trail-de-la-siberie.com of naar de zetel van de ASBL, met vermelding van uw naam en uw inschrijvingsreferentie. Bij gebrek aan een minnelijke oplossing kunt u de tussenkomst vragen van de Consumentenombudsdienst, overeenkomstig de ontvankelijkheidsvoorwaarden van deze dienst. Bemiddeling ontneemt u niet de toegang tot de bevoegde rechtbanken. Het Belgische recht is van toepassing, zonder de consument de dwingende bescherming te ontzeggen waarop hij recht heeft. Er wordt geen exclusieve bevoegdheid van een rechtbank opgelegd die deze bescherming miskent. De versie die bij de inschrijving werd voorgelegd en aanvaard, kan worden bewaard en geldt als referentie voor het contract. Een nieuwe publicatie wijzigt de rechten van een bestaande inschrijving niet met terugwerkende kracht. De noodzakelijke veiligheidsinstructies blijven van toepassing binnen de hierboven toegelichte grenzen. Als een bepaling niet toepasbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht wanneer het contract wettelijk kan voortbestaan. Geen enkel artikel geldt als een afstand van de dwingende rechten van de deelnemer.